白百合学園同窓会（以下、「当会」という）は、当会が取得し、取り扱う会員の個人情報の保護が重要な責務であることを認識し、以下の通り個人情報保護方針を定め、これを遵守します。

１．当会における個人情報について
当会における個人情報とは、会員である個人を識別できる情報で、氏名（ふりがな）、住所、電話番号、メールアドレス、卒業年（回）・クラス、現況（勤務先や在学校名等）、会費納入状況などの他に、同窓会事務局（以下、「事務局」という）への問い合わせ内容などの情報を指します。

２．利用目的の特定・制限
当会が保持する個人情報は機密扱いとし、会員の管理、会報・会員宛の印刷物の発行・配付および送付、クラス会等の開催等、当会の運営に役立てる目的のみに使用します。
上記以外に利用するときは、当該会員の了承を得るものとします。

３．情報の取得方法
当会で個人情報を取得するのは、以下の場合とします。
①卒業時または準会員として当会に入会する場合。
②事務局から会員本人へ直接問い合わせまたは依頼する場合。
③会員本人から事務局に連絡、質問、問い合わせメール等が送られる場合。
④会員本人の同窓生や家族から間接的に事務局へご連絡いただく場合。

４．個人情報の管理について
当会では、個人情報を正確かつ最新の状態に保ち、不正アクセス・紛失・破壊・改ざん・漏洩または再提供（「７．第三者への情報提供について」に記載する場合を除きます）などの無いように、適切な管理を実施します。

５．情報の開示および追加・修正・削除等について
当会では、原則として会員本人からの申し出があった場合にその内容を確認し、必要に応じて登録情報を開示します。
また、追加、修正、削除等は、原則本人の申し出があった場合としますが、事務局において信頼できると判断した場合は、当該会員の家族、友人、クラス会の幹事等からの連絡によって処理します。

６．従業者・委託先の制限
当会が会報の印刷・案内状の送付等、個人情報の処理を外部に委託する場合は、個人情報の取り扱いを適正に行っている業者を選定し、契約等を通じて、必要かつ適切な監督を行います。

７．第三者への情報提供について
当会では、第三者への情報提供は、原則として本人の同意を得た場合を除いては行いません。ただし、当会が事業を行うために業務を委託する外部業者に対し提供する場合、警察や裁判所等の公的機関から法律に基づく手続において照会を受けた場合、会員の行為によって当会規約等に反し、当会の権利や財産等を保護するため必要と認められる場合、及び人命・身体・財産等に対する緊急の必要性がある場合は除きます。

８．お問合せ
当会の個人情報保護方針に関する、ご意見、ご質問、苦情の申し出、その他個人情報の取り扱いに関するお問合せは、以下までご連絡ください。
白百合学園同窓会
住所    〒102-8185    東京都千代田区九段北2-4-1
電話    03-3234-6775
FAX    03-3234-6778

９．法令等の遵守・個人情報保護方針の改定
当会では、日本国における法令等に従った個人情報の管理、利用を行います。当会では、日本国における法令等の変更に合わせるため、個人情報の保護をより確かなものとするため、またはその他の理由により、個人情報保護方針を改定することがあります。

付則
2023年4月1日制定